私隱政策

  1. 政策

香港董事學會(「香港董事學會」或「本會」)的政策是保護個人資料的私隱和尊重個人資料。本會收集個人資料時會致力符合《個人資料(私隱)條例》的規定,處理個人資料時會確保員工遵照條例指定的保安和保密標準。

 

  1. 收集個人資料之用途

香港董事學會為實踐使命,將為下述用途而不時收集個人資料:-

  1. 處理本會的入會申請。
  2. 處理會員的會議出席申請。
  3. 處理參加訓練課程和講者論壇的申請。
  4. 處理參加使命訪問團的申請。
  5. 處理參加董事委任服務的申請。
  6. 為本會會員發送刊物,及為預訂或要求且已獲本會批准接受該些刊物的人發送刊物。
  7. 向會員及要求刊物並獲本會批准的非會員提供有關更新、活動、項目、會籍、服務及刊物的通知。
  8. 邀請會員推薦的非會員成為本會會員。
  9. 邀請非會員參加本會的訓練課程、講者論壇和項目。
  10. 處理「傑出董事獎」候選人。
  11. 編彙統計資料。

資料當事人提供資料屬自願性質,但不按要求提供個人資料可能令本會無法處理要求或提供服務。

 

  1. 收集的個人資料類別

收集的個人資料類別包括但不限於:-

用途 資料當事人 收集的資料
(a) 入會申請 入會申請人 姓名—包括稱謂和名銜 性別 出生日期 國籍 香港身份證號碼
商業、專業及學術資歷 商業及住宅地址、電話號碼、傳真號碼、電郵地址
工作經驗年數 — 擔任董事的總年數 現職主要公司的名稱 在現職主要公司的職位
現職主要公司資料 — 法律地位、主要活動、董事會規模、僱員人數
其他董事職務或商務活動 — 公司名稱、職位及時序 聯絡人及電話號碼
(b) 出席會員會議 本會會員 姓名—包括稱謂
(c) 參加訓練課程及講者論壇 申請人可以是本會會員或非會員 姓名—包括稱謂 聯絡人—郵寄地址、電話及傳真號碼、電郵地址 現職主要公司名稱
在現職主要公司的職位 其他協會的會籍(供用於特殊課程計劃的學費折扣申請)
申請人助理的姓名和聯絡資料
(d) 參加使命訪問團進行跨境探訪。 訪問團成員及配偶(若參加) 姓名—包括稱謂和名銜* 香港身份證號碼** 護照號碼** 商業、專業及學術資歷*
聯絡資料—郵寄地址、電話及傳真號碼、電郵地址* 現職主要公司名稱*
在現職主要公司的職位* 公職—機構及職位* 獲得的奬項* 註:-
*資料供用於為受訪機構製作訪問團小冊子,須由個別訪問團成員同意
**資料供用於出行安排
(e) 參加董事委任服務 – 用於提供服務的會員 – 用於配對搜尋和資料提供會員
– 須由被配對的會員作同意,用於向搜尋的公司推薦候選人
本會會員 姓名—包括稱謂和名銜 商業、專業及學術資歷
聯絡資料—郵寄地址、電話及傳真號碼、電郵地址 工作經驗年數 —
擔任董事的總年數 現職主要公司名稱 語言行業/專業背景  技能
現行董事職務—公司名稱和類別,執行董事/非執行董事/獨立非執行董事職位
過去五年的董事職務—公司名稱和類別,執行董事/非執行董事/獨立非執行董事職位
主要公職—機構及職位  擔任非執行董事角色 每月可履行新委任的時數
對新委任的董事年金預期
(f) 出版刊物—供傳閱 本會會員或非會員讀者 姓名—包括稱謂 聯絡資料—郵寄地址、電話及傳真號碼、電郵地址
現職主要公司名稱 在現職主要公司的職位
(g) 發出有關更新、活動、項目的通知 本會會員和非會員 姓名—包括稱謂 聯絡資料—郵寄地址、電話及傳真號碼、電郵地址
  1. 保存資料

4.1 除非另行議定,否則向本會提供包含個人資料的任何文件紙本副本均為本會的財物,不予退回。

4.2 個人資料保留期是用於本政策註明之目的所需的時間或在收集資料時註明的時間。

4.3在資料當事人是本會會員期間,會員資料會一直保留和更新。

4.4在適用活動/用途或會籍中止後12個月內,本會會刪除資料當事人非在公開渠道可得的資料。保留12個月是因為資料須用於年度審計和恢復中止的會籍(從過往行為模式所顯示)。

 

  1. 披露資料

5.1 本會持有的個人資料會予以保密,但如果就收集資料之用途或直接相關用途而有需要披露,本會將向下述有關方提供該些資訊:-

  1. 本會會員。在本會網站登入頁面登入會員名冊。名冊僅顯示會員姓名,並不適用於已選擇不被包括在該名冊的會員。
  2. 本會會員。電子發佈的迎新清單。清單資料包括新會員的姓名、公司和職位,並不適用於已選擇不被包括在該名冊的新會員。
  3. 董事委任候選人網站清單的訪客。僅顯示會員姓名,並適用於選擇被包括在清單內的會員。
  4. 本會的理事會及/或指定委員會,用以評審和批准加入本會和參加活動及項目。
  5. 執行相關處理的本會員工。這些員工受聘書的保密條件約制。
  6. 第三方,例如 (i)合辦活動的共同主辦機構、贊助商或講者,(ii)香港以外使命訪問團的受訪機構,及 (iii)「傑出董事獎」項目的義務遴選顧問及評選團。向第三方披露會先取得參與者同意,且該第三方必須將個人資料保密。
  7. 本會委託的承辦商或代理人為上文第2段註明之目的執行工作時受保密協議約制。
  8. 政府組織或規管當局。根據法例規定或根據本會跟相關政府組織或規管當局之間的任何規管安排。
  9. 本會根據香港法例必須向其披露的任何人士。

 

5.2 除按照上述或獲資料當事人同意之外,本會不會向第三方披露個人資料。

 

5.3 本會將盡最大努力確保遵行條例,包括向相關方提供指引和監督其對條例的遵行。不過,本會無法控制第三方如何使用個人資料,且不會對該第三方提供的私隱保護承擔任何責任。

 

  1. 通訊渠道

本會為上文第2段註明之目的執行工作時,會透過下述其中一個或多個渠道跟資料當事人通訊:-(a) 郵寄、(b) 電郵、(c) 電話、(d) 傳真。

 

  1. 資料收集聲明

7.1 本會收集個人資料時會謹慎引述私隱政策、提供連往本政策的網絡連結和註明收集資料的用途。

7.2  以下情況會先徵得資料當事人同意

a . 本會將個人資料用於更新、活動、項目、會籍、服務和刊物的通訊,並提供選擇是否接受該些通訊。

b . 向第三方披露個人資料(如若適用)

 

  1. 資料當事人的權利

8.1查閱和更正權:資料當事人有權查閱和更正個人資料。查閱權包括有權獲取相關資料當事人提供的個人資料的副本。查閱和更正要求可直接以書面向本會提出。

 

8.2 違反數據保安通知:如果資料當事人懷疑或發現數據保安遭違反,可以用書面方式通知本會。本會將按照政策調查指稱的違反,一經證明違反屬實會糾正情況。只要投訴是由實名資料當事人且有實名通訊渠道,本會會將結果和糾正行動(如有)知會有關的資料當事人作為終結。

 

8.3 反對收取直銷資料:如果資料當事人不希望收取更新、活動、項目、會籍、服務和刊物的相關本會通訊,可以用書面方式向本會提出要求,必須註明姓名、郵寄地址/電郵地址。

 

  1. 行政及法律資源

9.1 本會指派多名員工擔任資料保護主任的角色作為職責之一:-

 

  1. 一位掌管會籍行政的僱員擔當跟會員和準會員個人資料相關的角色。
  2. 兩位掌管項目執行的僱員擔當跟活動參與者個人資料相關的角色。
  3. 一位掌管訓練的僱員擔當跟訓練參與者個人資料相關的角色。
  4. 行政總裁是最終把關的資料保護主任,確保上述僱員高效執行各項資料保護職能。

 

9.2 本會的僱員手冊清楚註明僱員的個人資料保護權,及處理持份者個人資料時必須按照本政策謹慎執行職務。

 

9.3  私隱和個人資料保護主題已納入:-

  1. 僱員入職時的入職簡介
  2. b.  定期員工會議,藉此讓員工復習員工訓練及知悉最新規定並按之執勤。

9.4 本會的義務法律顧問胡百全律師事務所是本會處理資料保護事宜的法律資源。

 

  1. 本會聯絡地址

有關個人資料的要求請聯絡

香港董事學會

郵寄:香港灣仔軒尼詩道48號上海實業大廈2104室,或

電郵:[email protected],或

傳真:+852 2889 9982。

查詢請致電+852 2889 9986。

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