私隐政策

  1. 政策

香港董事学会(「香港董事学会」或「本会」)的政策是保护个人资料的私隐和尊重个人资料。本会收集个人资料时会致力符合《个人资料(私隐)条例》的规定,处理个人资料时会确保员工遵照条例指定的保安和保密标准。

 

  1. 收集个人资料之用途

香港董事学会为实践使命,将为下述用途而不时收集个人资料:-

  1. 处理本会的入会申请。
  2. 处理会员的会议出席申请。
  3. 处理参加训练课程和讲者论坛的申请。
  4. 处理参加使命访问团的申请。
  5. 处理参加董事委任服务的申请。
  6. 为本会会员发送刊物,及为预订或要求且已获本会批准接受该些刊物的人发送刊物。
  7. 向会员及要求刊物并获本会批准的非会员提供有关更新、活动、项目、会籍、服务及刊物的通知。
  8. 邀请会员推荐的非会员成为本会会员。
  9. 邀请非会员参加本会的训练课程、讲者论坛和项目。
  10. 处理「杰出董事奖」候选人。
  11. 编彙统计资料。

资料当事人提供资料属自愿性质,但不按要求提供个人资料可能令本会无法处理要求或提供服务。

 

  1. 收集的个人资料类别

收集的个人资料类别包括但不限于:-

用途 资料当事人 收集的资料
(a) 入会申请 入会申请人 姓名—包括称谓和名衔 性别 出生日期 国籍 香港身份证号码
商业、专业及学术资历 商业及住宅地址、电话号码、传真号码、电邮地址
工作经验年数 — 担任董事的总年数 现职主要公司的名称 在现职主要公司的职位
现职主要公司资料 — 法律地位、主要活动、董事会规模、僱员人数
其他董事职务或商务活动 — 公司名称、职位及时序 联络人及电话号码
(b) 出席会员会议 本会会员 姓名—包括称谓
(c) 参加训练课程及讲者论坛 申请人可以是本会会员或非会员 姓名—包括称谓 联络人—邮寄地址、电话及传真号码、电邮地址 现职主要公司名称
在现职主要公司的职位 其他协会的会籍(供用于特殊课程计划的学费折扣申请)
申请人助理的姓名和联络资料
(d) 参加使命访问团进行跨境探访。 访问团成员及配偶(若参加) 姓名—包括称谓和名衔* 香港身份证号码** 护照号码** 商业、专业及学术资历*
联络资料—邮寄地址、电话及传真号码、电邮地址* 现职主要公司名称*
在现职主要公司的职位* 公职—机构及职位* 获得的奬项* 註:-
*资料供用于为受访机构製作访问团小册子,须由个别访问团成员同意
**资料供用于出行安排
(e) 参加董事委任服务 – 用于提供服务的会员 – 用于配对搜寻和资料提供会员
– 须由被配对的会员作同意,用于向搜寻的公司推荐候选人
本会会员 姓名—包括称谓和名衔 商业、专业及学术资历
联络资料—邮寄地址、电话及传真号码、电邮地址 工作经验年数 —
担任董事的总年数 现职主要公司名称 语言行业/专业背景  技能
现行董事职务—公司名称和类别,执行董事/非执行董事/独立非执行董事职位
过去五年的董事职务—公司名称和类别,执行董事/非执行董事/独立非执行董事职位
主要公职—机构及职位  担任非执行董事角色 每月可履行新委任的时数
对新委任的董事年金预期
(f) 出版刊物—供传阅 本会会员或非会员读者 姓名—包括称谓 联络资料—邮寄地址、电话及传真号码、电邮地址
现职主要公司名称 在现职主要公司的职位
(g) 发出有关更新、活动、项目的通知 本会会员和非会员 姓名—包括称谓 联络资料—邮寄地址、电话及传真号码、电邮地址
  1. 保存资料

4.1 除非另行议定,否则向本会提供包含个人资料的任何文件纸本副本均为本会的财物,不予退回。

4.2 个人资料保留期是用于本政策註明之目的所需的时间或在收集资料时註明的时间。

4.3在资料当事人是本会会员期间,会员资料会一直保留和更新。

4.4在适用活动/用途或会籍中止后12个月内,本会会删除资料当事人非在公开渠道可得的资料。保留12个月是因为资料须用于年度审计和恢復中止的会籍(从过往行为模式所显示)。

 

  1. 披露资料

5.1 本会持有的个人资料会予以保密,但如果就收集资料之用途或直接相关用途而有需要披露,本会将向下述有关方提供该些资讯:-

  1. 本会会员。在本会网站登入页面登入会员名册。名册仅显示会员姓名,并不适用于已选择不被包括在该名册的会员。
  2. 本会会员。电子发佈的迎新清单。清单资料包括新会员的姓名、公司和职位,并不适用于已选择不被包括在该名册的新会员。
  3. 董事委任候选人网站清单的访客。仅显示会员姓名,并适用于选择被包括在清单内的会员。
  4. 本会的理事会及/或指定委员会,用以评审和批准加入本会和参加活动及项目。
  5. 执行相关处理的本会员工。这些员工受聘书的保密条件约制。
  6. 第三方,例如 (i)合办活动的共同主办机构、贊助商或讲者,(ii)香港以外使命访问团的受访机构,及 (iii)「杰出董事奖」项目的义务遴选顾问及评选团。向第三方披露会先取得参与者同意,且该第三方必须将个人资料保密。
  7. 本会委託的承办商或代理人为上文第2段註明之目的执行工作时受保密协议约制。
  8. 政府组织或规管当局。根据法例规定或根据本会跟相关政府组织或规管当局之间的任何规管安排。
  9. 本会根据香港法例必须向其披露的任何人士。

 

5.2 除按照上述或获资料当事人同意之外,本会不会向第三方披露个人资料。

 

5.3 本会将尽最大努力确保遵行条例,包括向相关方提供指引和监督其对条例的遵行。不过,本会无法控制第三方如何使用个人资料,且不会对该第三方提供的私隐保护承担任何责任。

 

  1. 通讯渠道

本会为上文第2段註明之目的执行工作时,会透过下述其中一个或多个渠道跟资料当事人通讯:-(a) 邮寄、(b) 电邮、(c) 电话、(d) 传真。

 

  1. 资料收集声明

7.1 本会收集个人资料时会谨慎引述私隐政策、提供连往本政策的网络连结和註明收集资料的用途。

7.2  以下情况会先徵得资料当事人同意

a . 本会将个人资料用于更新、活动、项目、会籍、服务和刊物的通讯,并提供选择是否接受该些通讯。

b . 向第三方披露个人资料(如若适用)

 

  1. 资料当事人的权利

8.1查阅和更正权:资料当事人有权查阅和更正个人资料。查阅权包括有权获取相关资料当事人提供的个人资料的副本。查阅和更正要求可直接以书面向本会提出。

 

8.2 违反数据保安通知:如果资料当事人怀疑或发现数据保安遭违反,可以用书面方式通知本会。本会将按照政策调查指称的违反,一经证明违反属实会纠正情况。只要投诉是由实名资料当事人且有实名通讯渠道,本会会将结果和纠正行动(如有)知会有关的资料当事人作为终结。

 

8.3 反对收取直销资料:如果资料当事人不希望收取更新、活动、项目、会籍、服务和刊物的相关本会通讯,可以用书面方式向本会提出要求,必须註明姓名、邮寄地址/电邮地址。

 

  1. 行政及法律资源

9.1 本会指派多名员工担任资料保护主任的角色作为职责之一:-

 

  1. 一位掌管会籍行政的僱员担当跟会员和准会员个人资料相关的角色。
  2. 两位掌管项目执行的僱员担当跟活动参与者个人资料相关的角色。
  3. 一位掌管训练的僱员担当跟训练参与者个人资料相关的角色。
  4. 行政总裁是最终把关的资料保护主任,确保上述僱员高效执行各项资料保护职能。

 

9.2 本会的僱员手册清楚註明僱员的个人资料保护权,及处理持份者个人资料时必须按照本政策谨慎执行职务。

 

9.3  私隐和个人资料保护主题已纳入:-

  1. 僱员入职时的入职简介
  2. b.  定期员工会议,藉此让员工復习员工训练及知悉最新规定并按之执勤。

9.4 本会的义务法律顾问胡百全律师事务所是本会处理资料保护事宜的法律资源。

 

  1. 本会联络地址

有关个人资料的要求请联络

香港董事学会

邮寄:香港湾仔轩尼诗道48号上海实业大厦2104室,或

电邮:[email protected],或

传真:+852 2889 9982。

查询请致电+852 2889 9986。

跳至内容